U drzwi Twoich stoją(ę) Panie, … kontrolerki z UKNF
Pewnie nie wszyscy wiedzą, że struktura organizacyjna Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego kryje w sobie Departament Inspekcji Ubezpieczeniowych, który uprawniony jest do kontroli dystrybutorów ubezpieczeń (nie mylić ze słowem „instrybutor”), a więc również agentów ubezpieczeniowych, w zakresie zgodności ich działalności z przepisami prawa, o czym stanowi art. 69 ustawy z dnia 15 grudnia 2017 r. o dystrybucji ubezpieczeń (Dz.U.2019.1881 t.j.), dalej jako „u.d.u.”.
Jako że o kontrolach i audytach, z racji ponad dwudziesto- letniego doświadczenia w wykonywanym uprzednio zawodzie, wiem wystarczająco dużo, postaram się Wam – czytelnikom Asistenta, zwrócić uwagę na to, na co na pewno zwróciliby uwagę kontrolerzy Departamentu Inspekcji Ubezpieczeniowych, gdybyście w sposób zaplanowany lub doraźny znaleźli się w zainteresowaniu tego departamentu.
Zacznę jednak od kwestii stricte formalnych, tj. podstaw prawnych kontroli, uprawnieniach kontrolujących i dowodach w kontroli.
Art. 71 u.d.u. stanowi m.in., że kontrolę przeprowadza zespół inspekcyjny składający się co najmniej z dwóch inspektorów po okazaniu legitymacji służbowej oraz doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz że kontrola może być przeprowadzana w siedzibie podmiotu kontrolowanego, w miejscu wykonywania przez niego działalności lub za zgodą kontrolowanego – w siedzibie organu nadzoru, w terminie nie dłuższym niż 60 dni od dnia rozpoczęcia kontroli.
Skoro zatem kontrola może zostać przeprowadzona, choć za zgodą, ale zdalnie, nie ma się co łudzić, że najbliższa zdarzyć się może dopiero po formalnym ustaniu pandemii.
Uprawnienia inspektorów z zespołu inspekcyjnego określa natomiast art. 73 u.d.u. Na jego podstawie inspektorzy mają prawo do:
– wstępu do wszystkich pomieszczeń podmiotu kontrolowanego;
– swobodnego, w miarę możliwości, dostępu do oddzielnego pomieszczenia biurowego oraz środków łączności;
– wglądu do wszystkich dokumentów podmiotu kontrolowanego oraz wymaganych kopii, odpisów i wyciągów z tych dokumentów;
– wglądu do danych zawartych w systemach informatycznych oraz wymaganych kopii lub wyciągów z tych danych, w tym również w postaci elektronicznej;
– uzyskania ustnych lub pisemnych wyjaśnień od pod- miotu kontrolowanego lub jego pracowników, a w przypadku kontroli zakładu ubezpieczeń – agentów ubezpieczeniowych, agentów oferujących ubezpieczenia uzupełniające i przedsiębiorcy, w tym, w miarę możliwości, w postaci elektronicznej;
– sporządzenia niezbędnych danych na żądanie inspektorów, w tym, w miarę możliwości, w postaci elektronicznej;
– zabezpieczenia dokumentów i innych dowodów.
Zasadniczo są to raczej dość standardowe uprawnienia kontrolne, charakterystyczne dla większości organów administracji publicznej mających władztwo kontrolne.
Nadmienię jeszcze, że ustaleń kontroli dokonuje się na podstawie dowodów, do których zalicza się:
– dokumenty, dowody rzeczowe;
– dane i informacje znajdujące się w systemach informatycznych podmiotu kontrolowanego;
– oświadczenia, informacje i wyjaśnienia złożone przez pracowników pośredników ubezpieczeniowych lub ich upoważnionych
– opinie ekspertów, wyniki oględzin oraz inne materiały będące przedmiotem kontroli, które mogą przyczynić się do stwierdzenia stanu faktycznego w zakresie objętym kontrolą.
Nie sposób również nie wspomnieć o możliwości zastosowania przez organ nadzoru sankcji za naruszenie obowiązków i wymogów formalnych, w tym wobec klientów. Możliwość nałożenia przez organ kary pieniężnej wydaje się być dość prozaiczna w zestawieniu z możliwością wykreślenia z rejestru agenta ubezpieczeniowego. Ale ta opcja wydaje się być dość „atomowa”, choć teoretycznie niewykluczona.
Zatem, na co należałoby zwrócić szczególną uwagę w dystrybucji ubezpieczeń, aby wszelkie Wasze działania przed zawarciem umowy ubezpieczenia miały status poprawności i nie budziły wątpliwości kontrolerów?
Po pierwsze – udostępnianie klientowi pełnomocnictw:
Art. 22 ust. 1 pkt 1 u.d.u.
Przed zawarciem umowy ubezpieczenia lub umowy gwarancji ubezpieczeniowej agent ubezpieczeniowy albo agent oferujący ubezpieczenia uzupełniające udostępnia klientowi przy pierwszej czynności należącej do zakresu działalności agencyjnej dokument pełnomocnictwa, o którym mowa w art. 21 ust. 1.
Art. 21 ust. 1 u.d.u.
Zakład ubezpieczeń udziela agentowi ubezpieczeniowemu oraz agentowi oferującemu ubezpieczenia uzupełniające upoważnionym do zawierania w jego imieniu umów ubezpieczenia lub umów gwarancji ubezpieczeniowych, w formie pisemnej, pod rygorem nieważności, pełnomocnictw do dokonywania czynności agencyjnych w imieniu tego zakładu.
Po drugie – udostępnianie klientowi upoważnienia:
Art. 22 ust. 6 u.d.u.
Osoba fizyczna wykonująca czynności agencyjne przy pierwszej czynności udostępnia dokument upoważniający do działania w imieniu agenta ubezpieczeniowego albo agenta oferującego ubezpieczenia uzupełniające.
Po trzecie – przekazywanie klientowi informacji:
art. 22 ust. 1 pkt 2 – 6 u.d.u.
Przed zawarciem umowy ubezpieczenia lub umowy gwarancji ubezpieczeniowej agent ubezpieczeniowy albo agent oferujący ubezpieczenia uzupełniające:
– powiadamia klienta, czy działa na rzecz jednego, czy wielu zakładów ubezpieczeń oraz informuje go o firmach zakładów ubezpieczeń, na rzecz których wykonuje działalność agencyjną;
– informuje klienta o firmie, pod którą wykonuje działalność agencyjną, adresie ich siedziby oraz o tym, że jest agentem ubezpieczeniowym albo agentem oferującym ubezpieczenia uzupełniające;
– informuje klienta o numerze wpisu do rejestru agentów, adresie strony internetowej, na której rejestr jest dostępny, oraz o sposobie sprawdzenia wpisu do rejestru;
– informuje klienta o charakterze wynagrodzenia otrzymywanego w związku z proponowanym zawarciem umowy ubezpieczenia lub umowy gwarancji ubezpieczeniowej, w szczególności informuje, czy agent otrzymuje: honorarium płacone bezpośrednio przez klienta, prowizję dowolnego rodzaju uwzględnioną w kwocie składki ubezpieczeniowej, inny rodzaj wynagrodzenia lub wynagrodzenie stanowiące połączenie wszystkich rodzajów wynagrodzenia, o których wyżej.
– informuje klienta o możliwości złożenia reklamacji, wniesienia skargi oraz pozasądowego rozwiązywania sporów.
Po czwarte – przekazywanie klientowi pozostałych informacji.
art. 22 ust. 4 u.d.u.
Przed zawarciem umowy ubezpieczenia lub umowy gwarancji ubezpieczeniowej agent ubezpieczeniowy informuje klienta również o posiadanych akcjach albo udziałach zakładu ubezpieczeń uprawniających co najmniej do 10% głosów na walnym zgromadzeniu, oraz w przypadku agenta ubezpieczeniowego będącego osobą prawną, o akcjach lub udziałach agenta ubezpiecze- niowego posiadanych przez zakład ubezpieczeń, upra- wniających co najmniej do 10% głosów na walnym zgromadzeniu albo zgromadzeniu wspólników.
Po piąte – przeprowadzenie analizy potrzeb klienta i przekazanie klientowi informacji o produkcie ubezpieczeniowym:
Art. 8 ust. 1 u.d.u.
Przed zawarciem umowy ubezpieczenia lub umowy gwarancji ubezpieczeniowej dystrybutor ubezpieczeń określa, na podstawie uzyskanych od klienta informacji, jego wymagania i potrzeby oraz podaje w zrozumiałej formie obiektywne informacje o produkcie ubezpiecze- niowym, w celu umożliwienia klientowi podjęcia świadomej decyzji.
Podsumowując
Będąc świadomy ilości i złożoności obowiązków, które musicie wykonać jeszcze przed zawarciem umowy ubezpieczenia, a także tych, które choć nie wynikają z u.d.u. i innych regulacji prawnych są konieczne do sfinalizowania procesu dystrybucji (konwersacja z często niełatwym i roszczeniowym klientem), mam również świadomość, że w takich warunkach pracy
nietrudno o błędy, tj. o nieudostępnienie klient- owi pełnomocnictw, upoważnienia, o niedopełnienie
obowiązków informacyjnych wobec niego lub przepro- wadzenie apk w sposób nierzetelny lub co gorsza nieprzeprowadzenie jej w ogóle.
To, co w procesie dystrybucji ubezpieczeń może z czasem wydawać się Wam pozornie niepotrzebne lub mniej ważne od zawarcia umowy ubezpieczenia wcale takie nie będzie dla „szturmowców” z zespołu inspekcyjnego Departamentu Inspekcji Ubezpieczeniowych UKNF. I co do tego mam pewność.
Autor
Artur Korzeniewski
*Artykuł ukazał się w Asistencie – branżowym kwartalniku multiagencji Asist.